تعریف اعلام حضور
اعلام حضور مهمان یعنی مهمان پیش از مراسم به میزبان بگوید می‌آید یا نه، و اگر می‌آید با چند نفر. میزبان با این پاسخ‌ها تعداد مهمان را به تالار و تشریفات میدهد. در کارت‌های انگلیسی همین درخواست با چهار حرف RSVP نوشته می‌شود.
تعریف در یک پاراگراف
RSVP کوتاهشدهی عبارت فرانسوی «Répondez s'il vous plaît» به معنای «لطفاً پاسخ دهید» است. وقتی روی کارت دعوت می‌آید، از مهمان خواسته شده تا تاریخی مشخص بگوید در مراسم شرکت میکند یا نه. معادل فارسی‌اش «تأیید حضور» یا «اعلام حضور» است و روی کارت فارسی بهتر است با یک جملهی کامل نوشته شود، نه با چهار حرف لاتین.
کاربرد اعلام حضور برای میزبان ایرانی
میزبان ایرانی معمولاً پاسخ نمی‌خواهد و فرض میکند هر کس کارت گرفته، می‌آید. نتیجه این است که عدد تالار حدسی داده می‌شود: یا غذا و صندلی اضافه می‌ماند، یا روز مراسم کم می‌آید. پرسیدن پاسخ این حدس را به عدد تبدیل میکند.
سه چیز به پاسخ مهمان بستگی دارد:
- عدد قطعی تالار. پذیرایی به ازای هر نفر حساب می‌شود و تالار تا تاریخی مشخص عدد نهایی را میخواهد.
- چیدمان میزها. خانواده‌ای که با چهار نفر می‌آید، یک میز جدا میخواهد؛ زوجی که نمی‌آید، دو صندلی را برای کسی در فهرست انتظار باز میکند.
- فهرست انتظار. هر «نمی‌آیم» که زود برسد، فرصت دعوت کسی است که در لیست مهمانان عروسی در ستون «اگر جا بود» مانده است.
پرسیدن پاسخ بی‌ادبی نیست. مهمانی که می‌داند میزبان برایش صندلی و شام کنار می‌گذارد، معمولاً با خیال راحت‌تری جواب میدهد تا کسی که نمی‌داند پاسخ دادن اصلاً لازم است یا نه.
یک عادت فارسی را هم در نظر بگیرید: «ان‌شاءالله خدمت می‌رسیم» و «حتماً سعی می‌کنیم» پاسخ نیستند، تعارف‌اند. اگر چنین جوابی گرفتید، با یک پرسش روشن تکمیلش کنید: «پس برای چند نفر جا بگذاریم؟». کسی که می‌آید، عدد را می‌گوید؛ کسی که مطمئن نیست، معمولاً همین‌جا می‌گوید که شاید نرسد.
مهلت پاسخ
مهلت پاسخ را از مهلت تالار عقب بشمارید، نه از روز مراسم. اگر تالار عدد قطعی را چند روز پیش از مراسم میخواهد، مهلت مهمانها را حدود یک هفته پیش از آن بگذارید تا برای پیگیری بی‌پاسخ‌ها وقت بماند.
مهلت را با روز و تاریخ بنویسید، نه با «یک هفته پیش از مراسم». «تا ۱۷ مهر» را مهمان در تقویمش میبیند، ولی «یک هفته قبل» را باید خودش حساب کند و معمولاً حساب نمی‌کند. کارت هم باید آنقدر زود برسد که میان رسیدن کارت و مهلت پاسخ، چند روز برای مهمان بماند.
| مرحله | زمان | کار میزبان |
|---|---|---|
| فرستادن کارت | چند هفته پیش از مراسم | کارت با جملهی درخواست پاسخ و تاریخ مهلت |
| مهلت پاسخ مهمان | حدود یک هفته پیش از مهلت تالار | شمردن پاسخ‌ها و جدا کردن بی‌پاسخ‌ها |
| پیگیری | یکی دو روز پس از مهلت پاسخ | یک پیام یا تماس کوتاه با هر بی‌پاسخ |
| عدد قطعی تالار | در مهلتی که قرارداد تالار گفته است | جمع «می‌آیم»ها و همراهان، با حاشیه |
برای مهمان‌های شهرستان و خارج از کشور مهلت را جدا در نظر بگیرید. پاسخ آن‌ها به بلیت و مرخصی بستگی دارد و دیرتر قطعی می‌شود، پس کارتشان را زودتر بفرستید و جداگانه بپرسید که برای جای اقامت یا رفت‌وآمد کمکی لازم دارند یا نه.
متن درخواست پاسخ روی کارت
درخواست پاسخ یک جمله است با سه جزء: این‌که پاسخ خواسته شده، تا چه تاریخی، و از چه راهی. جای آن پایین کارت است، بعد از نشانی و ساعت. لحنش باید با بقیه‌ی کارت یکی باشد: کارت رسمی، جملهی رسمی؛ کارت صمیمی، جملهی صمیمی.
چند نمونه برای کارت، که بسته به لحن کارت یکی را انتخاب کنید:
خواهشمندیم تا ۱۷ مهر حضور خود را اعلام فرمایید.برای آن‌که جای شما را کنار خودمان آماده کنیم، لطفاً تا ۱۷ مهر خبرمان کنید که تشریف می‌آورید.تا ۱۷ مهر بگویید می‌آیید یا نه، و با چند نفر.برای شما و همراهانتان جا در نظر گرفته‌ایم؛ خواهشمندیم تا ۱۷ مهر تعداد حاضران را اعلام کنید.اگر مهمان باید از راه خاصی پاسخ بدهد، همان را بنویسید: شماره‌ی یک نفر از خانواده، یا فرم پاسخ در کارت دیجیتال. جمله‌ای که نگوید پاسخ را کجا بفرستند، پاسخ‌ها را در ده پیام خصوصی و دو گروه خانوادگی پخش میکند.
پیگیری کسانی که جواب نداده‌اند
بی‌پاسخ‌ها را یک بار، یکی دو روز بعد از مهلت، با پیامی کوتاه و بدون گله پیگیری کنید. بیشترشان پاسخ نداده‌اند چون فراموش کرده‌اند، نه چون نمی‌خواهند بیایند. پیام پیگیری باید جواب دادن را آسان کند: یک پرسش، با یک جواب کوتاه.
سلام، وقتتان بخیر. داریم عدد مهمانها را به تالار می‌دهیم و جای شما را نگه داشته‌ایم. اگر لطف کنید تا فردا بگویید تشریف می‌آورید و با چند نفر، ممنون می‌شویم.سلام! عدد نهایی را باید به تالار بدهیم. می‌آی؟ با چند نفر؟سلام خاله‌جان، کارت عروسی به دستتان رسید؟ خواستم ببینم تشریف می‌آورید که جایتان را کنار خانواده بگذاریم.بزرگ‌ترها را تلفنی پیگیری کنید و پاسخشان را همان لحظه در فهرست بنویسید. برای بقیه پیام خصوصی کافی است؛ پیگیری در گروه خانوادگی، نام بی‌پاسخ‌ها را جلوی همه می‌آورد و کسی را معذب میکند.
اگر کسی بعد از پیگیری هم جواب نداد، خودتان تصمیم بگیرید. برای نزدیکان یک صندلی نگه دارید و برای آشنایان دورتر نه. پاسخی که بعد از عدد قطعی برسد، اگر جا باشد پذیرفته می‌شود و اگر نباشد، با یک تماس محترمانه گفته می‌شود.
از پاسخ‌ها تا عدد تالار
عدد تالار جمع پاسخ‌های «می‌آیم» با همراهانشان است، به‌اضافه‌ی صندلی‌هایی که برای بی‌پاسخ‌های نزدیک نگه داشته‌اید. اندازه‌ی این حاشیه را قرارداد تالار تعیین میکند، نه یک درصد ثابت.
- «می‌آیم»ها را با همراهان جمع بزنیدهر پاسخ مثبت را با تعداد همراهی که اعلام کرده بشمارید، نه با تعداد کارت. کودکان را جدا بنویسید اگر تالار برایشان قیمت جدا دارد.
- بی‌پاسخ‌ها را دو دسته کنیدنزدیکانی که تقریباً حتماً می‌آیند، و آشنایان دورتر. برای دسته‌ی اول صندلی نگه دارید.
- قرارداد تالار را بخوانیداگر نفر اضافه در روز مراسم گران‌تر حساب می‌شود، حاشیه را کمی بیشتر بگیرید. اگر صندلی خالی هم کامل حساب می‌شود، حاشیه را کمتر بگیرید.
- عدد را مکتوب بدهیدعدد قطعی را با پیام یا فایل به تالار و تشریفات بدهید تا روز مراسم سر عدد بحثی پیش نیاید.
پاسخ «شاید» و همراه اعلام‌نشده
پاسخ «شاید» را در شمارش نیاورید، ولی در فهرست جدا نگه دارید و یک روز پیش از مهلت تالار دوباره بپرسید. اگر باز قطعی نشد، برای نزدیکان یک صندلی بگذارید و برای بقیه نه.
همراه اعلام‌نشده، یعنی مهمانی که با دو نفر پاسخ داده و با چهار نفر می‌آید، بیشتر از روی ابهام کارت پیش می‌آید تا بی‌ملاحظگی. اگر روی کارت یا در فرم پاسخ تعداد همراه را پرسیده باشید، مهمان عدد را خودش نوشته و میزبان مجبور نیست دم در تالار درباره‌اش حرف بزند. برای این پیشامد هم چند صندلی در حاشیه کنار بگذارید.
اگر در فرم پاسخ انتخاب غذا هم پرسیده‌اید، تعداد هر غذا را هم همین‌جا جمع بزنید و جدا به تشریفات بدهید. عددی که فقط «۲۸۰ نفر» باشد، به آشپزخانه نمی‌گوید چند پرس از کدام غذا آماده کند.
پاسخ آنلاین
پاسخ آنلاین یعنی مهمان در خود کارت دعوت، روی گوشی، پاسخ را ثبت میکند و میزبان همهی پاسخ‌ها را در یک فهرست میبیند. پاسخ‌هایی که در پیام‌های پراکنده می‌رسند باید یکی‌یکی شمرده شوند؛ فهرست پاسخ این شمردن را حذف میکند.
در کارت دعوت با پاسخ آنلاین وارنا، مهمان حضور، تعداد همراهان و اگر منو تعریف شده باشد غذایش را در کارت ثبت میکند و تا پایان مهلت میتواند پاسخش را عوض کند. مهلت را میزبان تعیین میکند؛ پس از آن پاسخ‌ها بسته می‌شود و مهمانی که دیر رسیده، به تماس با میزبان راهنمایی می‌شود. پاسخ تلفنی بزرگ‌ترها را میزبان خودش به فهرست اضافه میکند و فهرست، با آمار غذا در فایلی جدا، به اکسل می‌رود تا به تالار و تشریفات داده شود.
فرم پاسخ را کوتاه نگه دارید. حضور و تعداد همراهان کافی است؛ انتخاب غذا را فقط وقتی بپرسید که تالار واقعاً دو یا سه غذای جدا سرو میکند، و پرسش دلخواه را فقط برای چیزی که جوابش کاری را عوض میکند، مثل نیاز به جای خواب برای مهمان شهرستانی.
لینک کارت را می‌شود یکی برای همه فرستاد، یا برای هر مهمان لینکی به نام خودش ساخت تا پاسخ هر کس به اسم خودش ثبت شود. کارت پیش از پرداخت کامل دیده می‌شود و قیمت هر مجموعه یک بار و هنگام انتشار پرداخت می‌شود.
دیدن کارتوالسوالس: سالن با چلچراغ، تاریخ شمسی با شمارش معکوس و دکمه‌ی افزودن به تقویمپرسشهای رایج
- RSVP روی کارت دعوت یعنی چه؟
- کوتاهشدهی عبارت فرانسوی «Répondez s'il vous plaît» یعنی «لطفاً پاسخ دهید». میزبان از مهمان خواسته تا تاریخی که روی کارت آمده بگوید در مراسم شرکت میکند یا نه، و با چند نفر.
- مهلت پاسخ چند روز قبل از مراسم باشد؟
- از مهلت تالار عقب بشمارید: مهلت پاسخ مهمان را حدود یک هفته پیش از روزی بگذارید که تالار عدد قطعی را میخواهد. کارت هم باید آنقدر زود برسد که مهمان چند روز برای جواب دادن وقت داشته باشد.
- با مهمانی که جواب نمیدهد چه کنیم؟
- یک بار، یکی دو روز بعد از مهلت، با پیام کوتاه یا تماس تلفنی بپرسید. اگر باز جواب نداد، برای نزدیکان صندلی نگه دارید و برای آشنایان دورتر نه.
- روی کارت فارسی RSVP بنویسیم؟
- بهتر است نه. یک جملهی کامل فارسی با تاریخ مهلت، مثل «خواهشمندیم تا ۱۷ مهر حضور خود را اعلام فرمایید»، برای همهی مهمانها روشن است.
- مهمان میتواند پاسخش را عوض کند؟
- بله، و باید بتواند. در کارت دیجیتالی که پاسخ را در خود کارت میگیرد، مهمان تا پایان مهلت پاسخش را میبیند و تغییر میدهد. پس از مهلت، تغییر را با میزبان هماهنگ میکند.
پیش از این‌که پاسخ بخواهید، لیست را کامل کنید: راهنمای لیست مهمانان عروسی نشان میدهد سهم دو خانواده، خانوار و نفر و ستون‌های جدول را چطور مرتب کنید.
دیدن طرح‌هاعروسیکارت‌های عروسی دیجیتال با فرم پاسخ، تعداد همراهان و مهلت پاسخ